Frequently asked questions — InvoiceForge
Common questions about InvoiceForge and Japan's qualified-invoice / withholding-tax / electronic-bookkeeping laws.
Qualified invoice system
- What is Japan's qualified invoice system?
- An invoicing system that took effect on October 1, 2023 governing consumption-tax input credit. Buyers can only claim input-tax credit on invoices issued by registered 'qualified invoice issuers' that include the seller's registration number (T + 13 digits).
- What information is required on a qualified invoice?
- The National Tax Agency requires six fields: (1) issuer name and registration number, (2) transaction date, (3) transaction details (with a reduced-rate marker where applicable), (4) per-rate subtotals and applicable rates, (5) per-rate consumption-tax amounts, (6) recipient name. InvoiceForge populates all six automatically and marks reduced-rate (8%) line items with a ※ symbol plus footer legend.
- What's the format of a T-number (qualified-invoice registration number)?
- 'T' followed by 13 digits (e.g. T1234567890123). For corporations it equals their corporate number; for sole proprietors it's a freshly-issued 13-digit number. InvoiceForge strictly validates the format (T + 13 digits) on entry to catch typos. To confirm a number actually exists in the NTA registry, search the public registry at https://www.invoice-kohyo.nta.go.jp/.
- Do you support return invoices and correction invoices?
- Dedicated flows for 適格返還請求書 (return invoice) — required when applying refunds, discounts, or rebates — and 修正インボイス (correction invoice) — required when fixing errors on a previously issued qualified invoice — are on our roadmap. Under JP consumption tax law (Art. 57-4 §3), return invoices of ¥10,000 or more (tax-inclusive) must be issued, and correction invoices have no exemption. Until the dedicated flow ships, we recommend voiding the original document and reissuing a corrected one, noting the original invoice number and the reason in the footer.
- How are reduced-rate (8%) items marked on the PDF?
- When a line item's tax rate is 8%, InvoiceForge automatically appends a ※ marker to the item name on the PDF and prints a legend just below the items table stating '※ indicates reduced tax rate (8%) items'. This satisfies the 'reduced-rate indication' requirement in Consumption Tax Act Art. 57-4 §1(3).
Withholding tax
- 源泉徴収の対象になる『報酬・料金』とは?
- 所得税法第204条に列挙された取引です。代表例: 原稿料・講演料・デザイン料・通訳料・モデル料・税理士/弁護士などの士業報酬・特定の請負業務など。法人クライアントへの請求が対象で、個人クライアントへの請求は対象外です。SES や受託開発の月額固定報酬は通常対象外です。
- 源泉徴収の税率は何%ですか?
- 原則として支払額の10.21%(所得税10%+復興特別所得税0.21%)。ただし、同一の報酬で支払額が100万円を超える場合、超過分は20.42%(所得税20%+復興特別所得税0.42%)。例えば150万円の請求の場合、100万×10.21%+50万×20.42%=204,200円が源泉徴収額です。InvoiceForge が自動で計算します。
Consumption tax
- 消費税の軽減税率 8% と標準税率 10% の違いは?
- 軽減税率 8% は飲食料品 (酒類・外食を除く) と週2回以上発行される新聞 (定期購読契約) のみが対象です。それ以外はすべて標準税率 10%。請求書では税率ごとに合計と消費税額を区分して記載する必要があり、これがインボイス制度の必須要件のひとつです。
- 消費税の端数処理 (切り捨て・切り上げ・四捨五入) のルールは?
- インボイス制度では、税率ごとに『1回のみ』端数処理を行います。切り捨て・切り上げ・四捨五入のいずれを採用するかは事業者の任意です (請求書全体で統一する必要あり)。InvoiceForge では事業者プロフィールでデフォルトを設定でき、書類毎にも変更可能。明細単位で端数処理する従来の方式は、インボイス制度では認められません。
Billing & plans
- 無料プランで何件まで請求書を発行できますか?
- 月 5 件までの請求書・見積書・納品書を無料で発行できます。PDF のフッターに小さな『Made with InvoiceForge』のウォーターマークが入りますが、内容に制限はありません。取引先・履歴の保存数も無制限。Pro プラン (月¥980) で発行枚数無制限+ウォーターマーク削除になります。
- データのエクスポートはできますか?
- Free/Pro プランでは個別 PDF のダウンロードが可能。Business プラン (月¥2,980) で全データの CSV エクスポートが利用できます。退会時は全データの CSV ダウンロード後、30日以内に削除されます。データの所有権は常にユーザー側にあります。
General
- 電子帳簿保存法に対応していますか?
- 発行した PDF は SHA-256 ハッシュ付きで Supabase Storage (日本リージョン) に保存され、改ざん検知が可能です。監査ログは actor ごとのハッシュチェーン (prevHash / newHash) で構成され、電子帳簿保存法の『真実性 (訂正削除履歴が残るシステム)』要件を満たします。タイムスタンプ付与は総務大臣認定の時刻認証業務認定事業者 (セイコー / アマノ / MIND / GMO グローバルサイン 等) の契約 URL を環境変数に設定した場合のみ電子帳簿保存法上のタイムスタンプとして機能します。Pro 以上のプランでは7年保存を保証します (法定保存期間)。